fbpx
Interne communicatie tijdens Corona

Interne communicatie als ultiem werkinstrument tijdens corona

Nu je medewerkers verspreid zitten voor weken, in sommige bedrijven is er zelfs geen fysiek kantoor meer, is het essentieel te blijven werken aan je interne communicatie. Ook naar mensen die momenteel technisch werkloos zijn. 

Cruciale communicatie zelfs, want met de huidige coronacrisis, zijn er heel veel bedrijven die dat voor de allereerste keer doen. Mensen die daarvoor nog nooit van thuis uit hebben mogen of kunnen werken, worden nu aangespoord dat te doen. En dan ook nog eens in een moeilijke situatie. Een abnormale en bizarre realiteit waarbij iedereen met een naar gevoel achterblijft.

Denk je nu, iedereen werkt gewoon van thuis uit en we bellen wel dagelijks of wekelijks eens dus het is ok? Dan moet ik je teleurstellen.

Teams moeten kunnen blijven samen werken, mensen geïnformeerd blijven, procedures gevolgd worden, deadlines behaald, … En daarnaast werk je best ook aan de betrokkenheid met je organisatie, een veilig gevoel, geruchten en roddels in de kiem smoren, …

Technisch werkloos?

En als derde heb je de mensen die nu technisch werkloos zijn. Ook met hen blijf je best communiceren. Niet alleen nu, maar ook om een gestructureerde heropstart te kunnen organiseren.

Mensen die met verschillende roosters zitten, verschillende shiften, die kan je niet allemaal persoonlijk gaan opbellen om die info door te sturen.

Realiteit toont echter aan dat maar weinig bedrijven beschikken over een interne communicatietool die daadwerkelijk alle lagen van een organisatie doeltreffend bereiken. E-mail is een manier, maar als je werknemer al van bij de start geen werk e-mail adres heeft, dan heb je een probleem.

Wat met al die afstandswerkers?

Remote werken vraagt een specieke communicatie aanpak. Mensen zitten boordevol vragen. Niet alleen kwa gezondheid, maar ook hoe zit het met de organisatie waarvoor ik werk? Hoe stevig staat die momenteel? Moet ik me extra zorgen maken over mijn job? Interne communicatie heeft als eerste doel momenteel medewerkers gerust stellen en ze het gevoel geven dat ze belangrijk zijn en niet zomaar aan hun lot worden over gelaten. Het puur top-down informatie is altijd de start van zo’n interne communicatie opzet.

Je interne communicatie gaat dus verder dan: dit verwachten we van jou. Maar geef tegelijk ook een antwoord op, dit bieden we jou als, voor die zaken kan je op ons rekenen.

Enkel top-down informatie?

Anderzijds, in de huidige golf van solidariteit, hebben medewerkers vaak ook zelf een pak efficiënte, en op de praktijk afgestemde, ideeën om hun werk zo goed mogelijk te organiseren. Ook hier kan een goed opgezette interne communicatie ervoor zorgen dat die ideeën doorstromen naar de top van de organisatie. Zonder de horizontale kruisbestuiving niet te vergeten. Laat de kracht van een community haar werk doen. Ze zal je verwonderen!

Samen werken als sleutelbegrip

Tweede belangrijke pijler momenteel is samenwerken, best practices en procedures.

Hoe is iets aangepakt geweest in afdeling A? en hoe in afdeling B? en C? en D? Als mensen niet met elkaar praten, zullen al die verschillende afdelingen afzonderlijk van elkaar communicatie- en werkprocedures opzetten. En de ene afdeling zal dat misschien net iets beter doen dan een andere. Maar wat als je communicatiestromen opzet waarbij die mensen hierover samen en digitaal kunnen praten, brainstormen, freewheelen, … en zo tot een ideale procedure kunnen komen afgestemd op alle afdelingen? Van elkaar leren blijft nog steeds een elementair element in je interne communicatie. Niets zo nefast als een ‘zij mogen dat wel en wij niet’ scenario.

Blijven praten, informeren, gerust stellen, organiseren is belangrijk. En dat overstijgt de wekelijkse mail van de CEO. Dit vraagt om een goed gestructureerd contentplan. Zowel top-down, bottom-up door bijvoorbeeld polls op te zetten, mini enquêtes te organiseren, aan je community te werken als horizontaal. Door mensen met gelijkaardige functies of vakgebieden samen te brengen.

Wat als ik je nu zeg, dat in deze huidige golf van solidariteit zo’n interne communicatie kan opgestart worden in minder dan 3 dagen! Akkoord, je krijgt er niet het ganse pakket voor, da’s niet haalbaar. Maar wel voldoende om deze crisis te doorkomen. Finetunen zien we dan later wel.