fbpx

⭐️ GASTBLOG ⭐️ Hoe krijgen we onze medewerkers veilig en goed geïnformeerd terug aan het werk?

Frank De Coster – Workfoce-IT

Na 7 weken lock-down gaan we met z’n allen terug aan de slag. Gefaseerd weliswaar, maar opnieuw moeten we onze realiteit razendsnel terug aanpassen aan een nieuwe versie daarvan. En daarenboven eentje met redelijk veel onzekerheden. Want als de toepassing van deze nieuwe realiteit, de Coronabesmettingen opnieuw doet stijgen, zullen we ongetwijfeld weer  moeten terugschroeven. 

Wat meteen duidelijk aangeeft dat het niet evident is om je medewerkers in elke stap mee te hebben. En om ervoor te zorgen dat zij dat, idealiter, vanuit een intrinsieke motivatie doen.  

Er zijn momenteel 3 grote groepen op de arbeidsmarkt. 

  1. Zij die hun job bij hun werkgever zijn blijven uitvoeren. Denken we maar aan de zorg, maar ook de voedingsindustrie, voedingswinkels, politieagenten, chauffeurs, sommige gemeentediensten, … en ik vergeet er wellicht veel
  2. Diegene die van thuis uit zijn blijven verder werken
  3. En ongeveer een derde van de mensen die technisch werkloos zijn.

Voor ieder van hen betekent die heropstart een ander verhaal. De overgrote meerderheid heeft anderhalve tot 2 maand lang geen tot weinig contact meer gehad met de werkgever en dat verbreekt die ‘oh-zo-belangrijke’ verbondenheid tussen werknemer en werkgever. 

Daarnaast kent ieder van ons een enorme onzekerheid over de toekomst. 

  • Hoe gaat het allemaal verlopen? 
  • Ga ik ziek worden op het werk? 
  • Hoe moet ik op de opvang van mijn kinderen regelen? 

Daar een antwoord op geven, dat tegelijk authentiek, empathisch en realistisch is, is best een uitdaging. Organisaties die voorheen al sociaal geëngageerd en ‘verbonden’ waren, hebben nu een streep voor op hun collega’s. Want net die sociale communicatie vormt een enorm voordeel in deze Corona tijden. Deze sociale communicatie maakt dat zij niet alleen heel snel kunnen communiceren via zogenaamde top-down communicatie, zij werken tegelijk aan hun blijken van dank, respect, steun en strijdvaardigheid. En last but not least, ze slagen er in om mensen met gemeenschappelijke functies samen te brengen zodat ze kunnen leren van elkaars’ best practices. Met andere woorden, sociale communicatie behoort niet meer tot de toekomst, maar tot onze nieuwe realiteit.

En net die sociale community gaat je helpen bij de herintegratie of de reboarding van al die medewerkers. Want al die medewerkers komen niet zomaar terug naar het werk, maar komen terug in een nieuwe realiteit. 

Zo kom je praktisch gezien voor enkele belangrijke uitdagingen te staan. Want op korte termijn zal je al je medewerkers individueel moeten kunnen bereiken voor werkhervatting.  

  1. Met persoonlijke informatie rond werkroosters, social distancing regels, periodieke en reguliere ontsmetting van werkmaterialen, instructies rond gebruik van publieke en sanitaire ruimten, etc…
  2. Met gestructureerd communicatie per businessunit/afdeling/team
  3. En je teamleaders en je middel management moet je inschakelen voor een goede doorstroming en vertaling van de theorie naar de praktijk. 

Zo vermijd je chaos en kan je zo snel mogelijk opnieuw productief aan het werk. 

Anderzijds zal die sociale communicatie ook helpen een platform te creëren voor alle vragen uit de praktijk. Want hoe goed je alles probeert voor te bereiden, je kan niet aan alle details gedacht hebben en je zal dus waarschijnlijk wel moeten bijsturen.  

Niet evident als je geen sociale communicatie hebt,

want niet iedere werknemer heeft een e-mail adres van het werk. Hoe bereik je die dan? En vooral ook: hoe snel bereik je die dan? 

Anders dan bij Outlook e-mails waar je een bericht verstuurt naar verschillende mensen in ‘to’, ‘cc’ en ‘bcc’ – en waarbij iedereen reageert naar iedereen of net naar te weinig mensen – vervuil je heel snel ieders mailbox. Via een Enterprise Social Network kan je heel snel push berichten opzetten en daarnaast ook belangrijke berichten bovenaan je feed pinnen. Zonder er misbruik van te maken, want als alles belangrijk wordt, is er finaal niets meer belangrijk. Met mate dus!

Enkele tips

  • Verstuur je belangrijke communicatie aan de hand van vragen, zo krijg je meteen ook feedback en weet je ook wat er leeft binnen je organisatie
  • Varieer in je communicatiemedia en gebruik gewone posts, video’s, mini enquêtes, nieuwsflashes, …

En wat pin je best wel? 

  • Belangrijke informatie over impactvolle veranderingen binnen een organisatie. Ook al is het slecht nieuws. Medewerkers zullen je openheid weten te appreciëren. 
  • Belangrijke trainingen en opleidingen die moeten gevolgd worden. Zeker als je nieuwe hygiëne regels introduceert is het essentieel dat iedereen deze regels ook kent en toepast. 

Zorg er ook voor dat je communicatie behapbaar is, simpel, eenvoudig, relevant en vooral ook leuk. Wil je dat mensen nieuwe routines gaan aanleren dan moeten die niet alleen beter zijn dat de oude, maar tegelijk ook makkelijker uit te voeren. Voeg je er nog wat fun aan toe, dan vergroot je jouw succeskans. Voor dergelijke uitdagingen kan gamification wel helpen. Appical, een tool speciaal opgezet voor het onboarden (het onthalen) van nieuwe medewerkers heeft net een ‘reboarding’ element rond werkhervatting aangemaakt in hun platform. Op die manier kan je via gamification nieuwe procedures, richtlijnen en gewenst gedrag meegeven, maar ook evalueren en testen. 

En waarom moet ik dat nu doen, wat brengt mij dat op? 

Dat deze Corona voor een stevige economische recessie zal zorgen staat buiten kijf. Wat de toekomst ons zal brengen is nog koffiedik kijken, maar volgens eerste prognoses zal 10 tot 25 % van de belgische bedrijven deze crisis niet overleven. 

Voor sommige sectoren is de impact nog groter, denken we maar even aan horeca, retail, evenementen-sector, waar bedrijven noodgedwongen werden stilgelegd. Medewerkers in die sectoren vrezen dan wellicht ook meer dan andere voor werkzekerheid, inkomstengarantie en stabiliteit. 

Voor Corona was er een duidelijke ‘War for Talent’ , vacatures raakten niet ingevuld. Talent werd meer en meer geselecteerd op persoonlijkheid en potentieel dan op ervaring. De manier waarop werkgevers nu zijn omgegaan met hun werknemers is bepalend voor hun toekomst. Want velen van hen zijn niet zo blij met de manier waarop hun werkgever deze crisis heeft aangepakt en over heeft gecommuniceerd. 

Al deze mensen hebben nu heel wat tijd om zich te herbronnen, na te denken over hun toekomst en tijd om hun CV opnieuw te ‘pimpen’. 

Die medewerkers die bij de 25% risicovolle organisaties zitten zullen sneller geneigd zijn om een nieuwe uitdaging aan te gaan bij de 75% sterkere bedrijven. Er komt ongetwijfeld een belangrijke job-rotatie aan. 

Cultuur en ‘employer brand’ zullen daarin bepalend zijn.  Organisaties met een sterke, en tijdens corona ook bewezen, (communicatie)cultuur, zullen het makkelijker hebben om nieuw talent aan te trekken. 

Ook leiderschapstijl en proactiviteit ten tijde van Corona zullen mee bepalen wie de betere talenten kan scoren ‘na’ Corona. 

FAQ of hoe ben je weer volledig mee in slechts 5 minuten!

Alles start met een goede verbinding met je werknemers. Lees ook de blog van vorige week hierover.