fbpx


Helena, wat maakt interne communicatie bij de Provincie Oost-Vlaanderen zo uniek?
Onze organisatie is ontzettend veelzijdig. We werken met 1200 medewerkers verspreid over 20 locaties en 1500 medewerkers in ons provinciaal onderwijs. Onze collega’s variëren van beleidsmakers en juristen tot groenarbeiders, technische ‘stunt’mannen, redders, archeologen, kassamedewerkers, … en alle ondersteunende diensten zoals HR of ICT. Het is een breed spectrum aan profielen, en dat vraagt om een aanpak die zowel flexibel als doelgericht is. Het is een boeiende, maar uitdagende context.

Hoe bereiken jullie deze diverse groep medewerkers?
We maken altijd gebruik van een multichannel-aanpak. We kiezen zelden voor 1 kanaal. Elk kanaal heeft zijn sterktes: intranet, interne nieuwsbrieven en zelfs affiches, personeelsmagazines, … . We hebben onlangs ook beeldschermen geïntroduceerd, waarmee we communicatie kunnen afstemmen op specifieke locaties of doelgroepen.

In principe bereiken we iedereen, gezien iedereen een e-mail account heeft. ‘Communicatie’ is een vast topic op dienstoverlegmomenten. Leidinggevenden vormen een belangrijke schakel. Net daarom zetten we sterk in op communicatieve competenties. We geven training en organiseren regelmatig een bijeenkomst met alle communicatiecoördinatoren.

‘Communicatie’ zit ook in het vast opleidingsaanbod dat toegankelijk is voor iedereen. 

Toegankelijke communicatie lijkt een belangrijke pijler te zijn. Kun je daar meer over vertellen?
Absoluut. We willen het ambtenarees uit onze communicatie weren. Toegankelijke taal is een speerpunt in onze strategie. We vermijden vakjargon en maken teksten luchtiger door actieve zinnen en concrete voorbeelden te gebruiken. We ondersteunen diensten in het schrijven van toegankelijke teksten. Zo kunnen medewerkers hun teksten door ons laten screenen en coachen wij hen op het vlak van toegankelijk schrijven.

Het is niet altijd evident, maar we hebben het mandaat gekregen om teksten te herschrijven als we ze te moeilijk vinden.. Je mag als interne communicatie niet gewoon een doorgeefluik zijn. Zo hanteren we de regel: Schrap alle info die overbodig is, zo heb je veel luchtigere teksten. 

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich betrokken voelen?
Betrokkenheid begint bij luisteren. We hebben een interne klankbordgroep, de “IC-brigade,” waarin medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie hun input en feedback geven over de interne communicatie. Deze groep brainstormt, evalueert en denkt mee over communicatieplannen. Het werkt omdat het vrijwillig is en omdat de feedback daadwerkelijk wordt opgevolgd. Zo hadden we opgemerkt dat nieuws niet altijd doorsijpelt naar al onze vestigingen en collega’s met beperkte toegang tot een pc. Samen met die klankbordgroep zijn we gaan nadenken naar mogelijke oplossingen. Kan onze nieuwsbrief geprint worden? Op A3? Welke items zijn relevant? Moeten we het lettertype wat vergroten zodat het makkelijk leesbaar is? En vooral ook, wie gaat er lokaal helpen om het nieuwe systeem te implementeren. De reacties waren heel positief. De leden van de IC-brigade hebben het gevoel echt betrokken te zijn en het helpt ons om onze communicaties beter af te stemmen op de noden. 

De leden van zo’n klankbordgroep engageren zich voor 1 jaar.
Steeds weer op vrijwillige basis. 

Ook fysieke bijeenkomsten, zoals afterworkdrinks of teamactiviteiten, versterken de verbondenheid. Bij onze verhuis naar een centrale locatie stelden we interne ambassadeurs aan. Zij fungeerden als aanspreekpunt en zorgden er mee voor dat de medewerkers goed geïnformeerd waren over de verhuis. Op die manier betrokken we medewerkers niet alleen praktisch, maar ook emotioneel bij deze verandering.

Welke rol speelt storytelling in jullie interne communicatie?
Storytelling is onmisbaar. In ons personeelsmagazine en onze interne video’s brengen we verhalen authentiek en krachtig over. Een tekst kan heel doordacht zijn, maar video’s maken de boodschap menselijker en directer. Het is een medium dat zowel de jongere generatie als meer ervaren collega’s aanspreekt.

Wat is jouw belangrijkste advies voor andere organisaties op het gebied van interne communicatie?
Interne communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Het gaat niet alleen om zenden, maar ook om luisteren, aanpassen en verbinden. Zorg dat je boodschap helder, toegankelijk en relevant is voor je doelgroep en dat je medewerkers weten welke richting je uitgaat. En vergeet niet: communicatie is een verantwoordelijkheid van iedereen binnen de organisatie, niet alleen van het communicatieteam.

Tot slot, wat is jouw ambitie voor de interne communicatie binnen de provincie?
We willen blijven groeien in toegankelijkheid, verbondenheid en relevantie. Interne communicatie is het fundament voor een sterke organisatiecultuur. Een geïnformeerde medewerker is een geëngageerde medewerker. Als onze medewerkers zich gehoord en geïnformeerd voelen, straalt dat uit naar alles wat we doen – zowel intern als extern.