Een gesprek met Sofie Claes, communicatiemedewerker bij gemeente Westerlo
Interne communicatie is zoveel meer dan nieuwsbrieven uitsturen of vergaderingen plannen. Bij de gemeente Westerlo draait het om écht luisteren, mensen met elkaar verbinden en ervoor zorgen dat informatie iedereen bereikt. Sofie Claes, communicatiemedewerker, vertelt hoe zij en haar team dat aanpakken.
Sofie, wat maakt interne communicatie binnen gemeente Westerlo zo uniek?
Onze organisatie is super divers. We hebben 23 verschillende werkplekken en een mix van diensten: zorg, onderwijs, administratie, techniek…
Die variatie maakt het boeiend, maar ook een uitdaging. Sommigen werken in hun eigen bubbel en vaak voelen collega’s zich meer verbonden met hun eigen dienst dan met de gemeente als geheel. Daar proberen we iets aan te doen.
Hoe zorgen jullie ervoor dat collega’s zich meer betrokken voelen?
Dat begint met luisteren. Echt luisteren. Niet gewoon een enquête uitsturen en klaar, maar aanwezig zijn. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig op locatie werken. Gewoon mijn laptop openklappen op een andere dienst en kijken wat er gebeurt. Dat maakt zo’n verschil. Mensen beginnen spontaan te vertellen over wat hen bezighoudt, en vaak hoor je dan kleine dingen die je meteen kunt oplossen.
Daarnaast hebben we een redactieraad met medewerkers uit verschillende diensten. Zij zijn onze antennes in de organisatie. Wat leeft er op hun werkvloer? Waar lopen ze tegenaan? Het mooie is: als je mensen betrekt bij communicatie, voelen ze zich ook verantwoordelijker voor hoe die communicatie loopt. En ze zien dat hun input er echt toe doet.
Kijk, voel ik ergens wat weerstand voor een project, dan ga ik ook even polsen bij die antennes om beter te begrijpen hoe de vork in de steel zit. En dat helpt me enorm.
We proberen ook de formele lijnen te doorbreken. Zit je met een vraag? Loop eens binnen bij een collega in plaats van een mail te sturen. En waarom altijd vergaderen op het gemeentehuis? Ga eens langs bij een andere dienst, kijk hoe zij werken. Dat doorbreekt silo’s en maakt de organisatie als geheel hechter.
Het loont echt om naar alle werkplekken te gaan. Dan vang ik heel veel op. Soms grotere dingen, maar vaak ook kleinere gevoeligheden. Zo kreeg ik onlangs de reactie dat op een bepaalde locatie de vorige nieuwsbrief niet tot bij hen was geraakt. Enkel door actief te luisteren ontdek je deze zaken en kan je ze ook aanpakken.
Ook de burgemeester en de schepenen doen actief mee en zoeken die interactie echt op via een deelname aan thematafels of een opendeurpolitiek bijvoorbeeld. Want voel je je gehoord, dan voel je je ook gewaardeerd.
Zelfs ons intranet moet een interactie
Toegankelijke communicatie is een speerpunt voor jullie. Hoe pakken jullie dat aan?
Veel communicatie binnen overheden zit nog vol ‘ambtenarees’. We willen dat afbreken. Onze regel: een 14-jarige moet het kunnen begrijpen. Waar vaktaal nodig is, leggen we die uit. We willen dat mensen onze berichten lezen zonder dat ze drie keer opnieuw moeten beginnen.
Daarnaast kijken we hoe we informatie toegankelijk kunnen maken voor iedereen. Niet iedereen werkt de hele dag achter een pc. In het woonzorgcentrum printen we bijvoorbeeld nieuwsbrieven uit. En we zorgen ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze terechtkunnen met vragen.
Jullie zetten ook sterk in op storytelling. Waarom is dat zo belangrijk?
Mensen verbinden zich met verhalen, niet met droge feiten. Daarom zetten we onze collega’s in de kijker. We hebben rubrieken zoals ‘Collega in de Kijker’ en een doorgeefquiz met persoonlijke vragen. Dat maakt communicatie menselijk en herkenbaar. We merken dat medewerkers het fijn vinden om hun verhaal te delen, en tegelijk leren anderen meer over hun collega’s. Zo groeit het gevoel van samenhorigheid.
Daarnaast helpt storytelling ons om moeilijke of abstracte thema’s toegankelijk te maken. In plaats van een droge aankondiging over een verandering in het beleid, brengen we liever een verhaal van een collega die ermee te maken heeft. Wat betekent die verandering voor haar of hem? Hoe ervaart die persoon het? Dat maakt het tastbaar en zorgt voor meer begrip.
Storytelling is ook essentieel bij grotere projecten. Neem bijvoorbeeld de introductie van onze nieuwe huisstijl. Dat lijkt misschien een puur visuele verandering, maar door medewerkers actief te betrekken bij het proces en hun verhalen te delen over wat deze verandering voor hen betekent, maken we er iets van dat leeft. Het wordt geen opgelegd logo, maar een symbool van een organisatie waarin iedereen zich thuis voelt.
Tot slot gebruiken we storytelling ook om successen te vieren. Een geslaagd project? Een medewerker die een mooie prestatie heeft neergezet? We laten hen zelf vertellen hoe dat is verlopen. Die erkenning werkt motiverend en zorgt ervoor dat collega’s zich nog meer betrokken voelen bij de organisatie.
Hoe moedigen jullie interactie en samenwerking aan?
We organiseren van alles: personeelsfeesten, sportactiviteiten, afterworks. Maar we merken dat niet iedereen zich daar even in thuis voelt of kan aansluiten. Collega’s uit het woonzorgcentrum of de kinderopvang bijvoorbeeld kunnen niet altijd deelnemen omwille van hun werkschema en andere openingstijden.
Daarom zoeken we naar andere manieren om ontmoeting te stimuleren. Bijvoorbeeld welzijnsinitiatieven, of werkplekruil: een dagje meelopen op een andere dienst. Dat zou ik graag nog meer stimuleren. Zo leer je elkaar kennen en ontdek je hoe jouw werk bijdraagt aan het geheel.
Wat is jouw belangrijkste advies voor andere lokale besturen op het gebied van interne communicatie?
Maak communicatie persoonlijk. Stap uit je kantoor, ga het gesprek aan, en zorg dat medewerkers zich gehoord voelen. Als mensen zien dat hun input ertoe doet, krijg je automatisch meer betrokkenheid. En onthoud: communicatie is geen taak van één team, het is iets waar iedereen aan bijdraagt!
